Административный отдел

1. Общие положения

1. Административный отдел является структурным подразделением государственного учреждения «Управление по мобилизационной подготовке и гражданской защите области Абай» (далее – Управление).
2. Административный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией, Административный процедурно-процессуальный кодексом, Бюджетный кодексом, Налоговым кодексом и Этическим кодексом государственных служащих РК, законами Республики Казахстан «О мобилизационной подготовке и мобилизации», «Об обороне и Вооруженных Силах РК», «О государственных секретах РК «О государственной службе Республики Казахстан», «О противодействий коррупции», актами Президента и Правительства Республики Казахстан, и иными нормативно-правовыми актами, Положением об Управлении, а также приказами и распоряжениями руководителя Управления и настоящией должностной инструкцией.
3. Структура и штатная численность административного отдела утверждается руководителем Управления в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.

2. Основные задачи, функции, права и обязанности отдела

2.1 Контроль над правильным представлением необходимой информации государственным органам для соблюдения законодательства Республики Казахстан, за ходом исполнения плана финансирования, состоянием расчетов с предприятиями, организациями и лицами, сохранностью денежных средств и материальных ценностей, правильным ведением государственных закупок и делопроизводства.

2.2 Разрабатывание и осуществление мероприятия по обеспечению режима секретности при проведении всех видов секретных работ, обращении с секретными документами, контролирования соблюдения требований Инструкции всеми исполнителями секретных работ, документов.

2.3 Обеспечение исполнения в государственном органе трудового законодательства и законодательства о государственной службе, обеспечения соблюдения режима и условий труда, а также ограничений, связанных с пребыванием на государственной службе.

Функции:

1) осуществление предварительного контроля за своевременным и правильным оформлением документов и законностью совершаемых операций;

2) правильное и эффективное расходование средств в соответствии с открытыми лимитами и их целевым назначением по утвержденным планам финансирования, с учетом внесенных в установленном порядке изменений, а также контроль за сохранностью денежных средств и материальных ценностей;

3) своевременное начисление и выплата в срок заработной платы, оплаты листов по временной нетрудоспособности, других выплат государственным служащим, другим работникам государственного учреждения;

4) своевременный учет и ведение кассовых операций;

5) своевременное проведение расчетов, возникающих в процессе исполнения планов финансирования с организациями и отдельными лицами;

6) проведение инвентаризации денежных средств, расчетов и материальных ценностей, своевременное и правильное определение результатов инвентаризации и отражение их в учете;

7) проведение инструктажа материально-ответственных лиц по вопросам учета и сохранности ценностей, находящихся на их ответственном хранении;

8) составление и представление в установленные сроки бухгалтерской, налоговой и другой отчетности;

9) составление и согласование с руководителем управления планов финансирования и расчетов к ним;

10) подготовка всех необходимых материалов для проведения государственных закупок управления, своевременное и качественное составление и представление отчетов по государственным закупкам;

11) обеспечение контроля за сроками исполнения входящих документов, поручений руководителя Управления и вышестоящих органов.

12) организация работы с обращениями физических и юридических лиц, а также анализ и контроль исполнения обращений.

13) подготовка всех необходимых материалов, проведение и сопровождение процедуры государственных закупок Управления.

14) ведение работы с кадрами и секретного делопроизводства.

15) обеспечение профессионального развития кадров государственного органа, в том числе путем организации стажировок, подготовки, переподготовки, повышения квалификации государственных служащих в соответствии с Указом Президента Республики Казахстан от 29 декабря 2015 года № 152 «О некоторых вопросах прохождения государственной службы».

16) осуществление иных функции, возложенные законодательством РК.

Права и обязанности:

1) Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными данным положением.

2) В установленном порядке запрашивать и получать от государственных органов и должностных лиц информацию, необходимую для реализации своих задач и функций.

3) Осуществлять контакты с внешними организациями в рамках своей компетенции.

4) Ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на Отдел задач и функций несет руководитель Отдела;

5) Руководитель и специалисты отдела несут персональную ответственность за соответствие оформляемых ими документов по законодательству Республики Казахстан.

3. Организация деятельности отдела

1) Отдел возглавляет руководитель отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.

2) Руководитель отдела осуществляет общее руководство деятельностью отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и осуществление им своих функций.

3) Руководитель отдела представляет руководству Управления предложения по структуре штатному расписанию Отдела.