Административный отдел

Основные задачи, функции, права и обязанности

отдела организационно – документационного обеспечения

Задача: организационно-контрольное обеспечение.

Функции:

1)координирует перспективное и текущее планирование деятельности Управления;

2)организует подготовку и проведение областных совещаний;

3)несёт ответственность за организацию контроля за исполнением актов и поручений вышестоящих государственных органов, обеспечивает контроль за сроками исполнений поручений руководителя управления и вышестоящих органов;

4)обеспечивает своевременность снятия документов, стоящих на контроле в областном акимате, контролирует сроки исполнения документов в программе «Напоминание по контрольным поручениям».

Задача: документационное обеспечение.

Функции:

1)разрабатывает номенклатуру дел, подготавливает и сдает в архив документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив, готовит материалы личных дел к сдаче в архив;

2)контролирует служебную корреспонденцию управления на соответствие нормам документирования;

3)обеспечивает эффективную организацию системы документооборота (прием, регистрация и передача на исполнение корреспонденции в программе ЕСЭДО);

4)составляет отчеты по вопросам делопроизводства;

5)ведет учет за использованием, хранением и уничтожением печатно-бланочной продукции с изображением Государственного Герба Республики Казахстан;

6)осуществляет мероприятия по реализации языковой политики и внедрению государственного языка, переводу алфавита казахского языка с кириллицы на латинскую графику в управлении, оказывает помощь специалистам управления в переводе служебных документов, докладов и других информационных материалов на государственном языке.

Задача: информационное обеспечение.

Функции:

1)взаимодействует с уполномоченным органом в области средств массовой информации согласно правилам взаимодействия уполномоченного лица (подразделения) по взаимодействию со средствами массовой информации с уполномоченным органом в области средств массовой информации;

2)взаимодействует со средствами массовой информации, в том числе по проведению аккредитации, предоставлению необходимой информации на запросы, содействию в организации пресс-конференций, брифингов, интервью и встреч с должностными лицами управления;

3)предоставляет пользователям достоверную и необходимую информацию по вопросам, относящимся к компетенции управления, а также его деятельности.

4)содействует в подготовке интервью, комментариев, публикаций в средствах массовой информации;

5)при обнаружении в медиапространстве информации, способной вызвать негативную реакцию у общества, своевременно ставит в известность руководителя управления;

6)актуализирует информацию на интернет-ресурсе управления, на портале «Открытые данные».

Задача: кадровое обеспечение.

Функции:

1)обеспечивает исполнение законов Республики Казахстан, актов Президента, Правительства Республики Казахстан, постановлений акимата, решений, распоряжений, поручений акима области, приказов и поручений руководителя управления в вопросах кадровой работы;

2)организует мероприятия по усилению исполнительской и служебной дисциплины, формированию позитивного имиджа государственных служащих.

3)ведет учет личного состава Управления, оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с законодательством Республики Казахстан и приказами руководителя;

4)формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;

5)разрабатывает квалификационные требования;

6)подготавливает материалы для представления работников к поощрениям и награждениям;

7)заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки;

8)ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль над составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;

9)изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению;

10)оформляет документы, связанные с прохождением государственной службы;

11)организует оценку деятельности, обучение, переподготовку (переквалификацию) и повышение квалификации государственных служащих категории D-O-3, D-O-4, D-O-5;

12)участвует в организации аттестации и переаттестации государственных служащих, готовит необходимые материалы для аттестационных комиссий.

13)оформляет приказы по кадровым вопросам, тиражирует и доводит их до исполнителей, организует своевременное ознакомление с приказами заинтересованных лиц;

14)оформляет документы, претендующих на замещение вакантной государственной должности на спецпроверку в ДКНБ РК;

15)организует принятие государственными служащими присяги;

16)фиксирует в письменной форме согласие государственных служащих на принятие ограничений, установленных законами (ставит в известность о правовых последствиях случаев нарушений принятых на себя ограничений);

17)ведёт учёт нарушений трудовой дисциплины;

18)организует работу по наложению дисциплинарных взысканий по упрощенной форме, т.е. если сотрудник согласен с фактом совершения им проступка, а также издание приказов о наложении дисциплинарного взыскания по рекомендации единой дисциплинарной комиссии;

19)ведет учет численности работающих и забронированных военнообязанных.

20)оформляет трудовые договоры для работников, осуществляющих свою деятельность на контрактной основе:

21)обеспечивает работу всех сотрудников управления в интегрированной информационной системе управления персоналом «Е-қызмет».

Задача: обеспечение информационной безопасности.

Функции:

1)обеспечивает соблюдение единых требований в области информационно-коммуникационных технологий и правил реализации сервисной модели информатизации;

2)осуществляет мероприятия по повышению оценки эффективности по применению информационных технологий, осуществляет мониторинг использования межведомственных информационных систем, в том числе электронного документооборота, Интранет-портала государственных органов, 3) проводит мероприятия по развитию телекоммуникационной инфраструктуры, осуществляет комплекс мер по внедрению и развитию информационных систем инфраструктуры электронного правительства.

4)проводит работу по обеспечению информационной безопасности управления.

Права и обязанности:

Для реализации предусмотренных настоящим положением основных задач и функции Отдел имеет право запрашивать и получать в установленном порядке необходимую информацию, документы и иные материалы от государственных органов и должностных лиц в установленном законодательством порядке, запрашивать от руководства и в отделах необходимые документы для выполнения возложенных на отдел функции, осуществлять проверку организации делопроизводства в отделах Управления, требовать от руководителей и специалистов отделов выполнения, установленных правил работы с документами, входящей и исходящей корреспонденции, возвращать исполнителям на доработку ответы, подготовленные с нарушением установленных требований.

На отдел не возлагаются дополнительные задачи и функции, несвойственные его деятельности.

Ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на Отдел задач и функций несет руководитель отдела. Степень ответственности работников отдела установлена в должностных инструкциях.

Руководитель и специалисты отдела несут персональную ответственность за соответствие оформляемых ими документов законодательству Республики Казахстан.

Отдел обязан осуществлять организационно-контрольное, документационное, кадровое обеспечение и информационную безопасность Управления.

Организация деятельности Отдела

11.Отдел обладает полномочиями, необходимыми для реализации его основных задач и функций, в соответствии с законодательными актами, актами Президента Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.

12.Отдел возглавляет руководитель отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.

13.Руководитель отдела осуществляет общее руководство деятельностью отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и осуществление им своих функций.

14.Руководитель отдела представляет руководству Управления предложения по структуре штатному расписанию Отдела.

15.В этих целях руководитель определяет обязанности специалистов, входящих в состав Отдела.