Общий отдел

Положениеобщего отдела
аппарата акима города Степногорска

1. Общие положения

1. Общий отдел аппарата акима города Степногорска (далее - Отдел) является структурным подразделением государственного учреждения «Аппарат акима города Степногорска».

2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Казахстан, законами, актами Президента и Правительства Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами, а также настоящим положением.

3. Структура и штатная численность Отдела утверждается руководителем государственного органа в порядке, установленном законодательством.

2. Основные задачи, функции, права и обязанности Отдела

4. Задача: ведение делопроизводства в аппарате акима.

Отдел осуществляет следующие функции:

1) организует работу по надлежащей регистрации, оперативному учету, прохождению, рассмотрению и отправке корреспонденции, анализ характера поступающих документов;

2) осуществляет регистрацию входящей корреспонденции, формирование почты для акима города и его заместителей, доведение до исполнителей полученной корреспонденции согласно резолюции руководства, контроль за их исполнением в сроки, определенные руководством;

3) осуществляет регистрацию исходящей корреспонденции, обеспечивает ее своевременную отправку;

4) проводит качественное, оперативное печатание документов на казахском и русском языках и их копирование;

5) организует работу по учету и хранению законченных дел, подготовке и сдаче их в архив в установленном законодательством порядке;

6) составляет номенклатуру дел аппарата акима города;

7) обеспечивает заказ, учет и уничтожение бланочной продукции, конвертов, штампов, печатей;

8) обеспечивает сохранность гербовой и других печатей аппарата акима города;

9) осуществляет проверку и перевод текстов решений, распоряжений акима города, постановлений акимата, протоколов заседаний, иной корреспонденции на государственном языке;

10) обеспечивает телефонные переговоры акима города, его заместителей, запись в их отсутствии принятых сообщений, ведение журнала приема и передачи телефонограмм, организует работу приемной акима города и его заместителей;

11) консультирует работников аппарата акима, акимата по вопросам подготовки проектов постановлений акимата, решений и распоряжений акима города, организует выпуск и доведение до исполнителей принятых постановлений акимата, решений (распоряжений);

12) оказывает методическую помощь аппаратам акимов поселков, самостоятельным отделам акимата в организации документооборота.

5. Задача: организация работы по рассмотрению обращений физических и юридических лиц, организация приема граждан.

Отдел осуществляет следующие функции:

1) организует работу по надлежащей регистрации, оперативному учету, прохождению, рассмотрению и отправке обращений физических и юридических лиц, осуществляет анализ характера поступающих обращений;

2) обеспечивает контроль за исполнением в установленный срок письменных обращений физических и юридических лиц, готовит ежемесячную информацию о письмах, находящихся на контроле, по итогам полугодия и года направляет в уполномоченных орган статистический отчет;

3) организует прием граждан акимом города и его заместителями, осуществляет контроль за своевременным рассмотрением их обращений;

6. Отдел вправе:

1) запрашивать от структурных подразделений аппарата акима, местных исполнительных органов, финансируемых из местного бюджета, иных организаций документы и сведения, необходимые для выполнения своих обязанностей;

2) привлекать в установленном порядке работников других структурных подразделений аппарата акима, отделов акимата, аппаратов акимов поселков и села для организации совещаний и иных мероприятий;

3) проверять состояние и контролировать в отделах акимата, аппаратах акимов поселков и села ведение делопроизводства, порядок и сроки рассмотрения обращений физических и юридических лиц.

При выполнении возложенных функций Отдел обязан неукоснительно соблюдать действующее законодательство Республики Казахстан и трудовую дисциплину.

3.Организация деятельности Отдела

7. Отдел обладает полномочиями, необходимыми для реализации его основных задач и функций, в соответствии с законодательными актами, актами Президента Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.

8. Отдел возглавляет руководитель, который назначается и освобождается от должности акимом города по предложению руководителя аппарата акима.

9. Руководитель Отдела осуществляет общее руководство деятельностью Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и осуществление им своих функций, обеспечивает выполнение перспективных и текущих планов работ, соблюдение работниками Отдела должностных инструкций, контролирует и принимает меры по мотивированию работы подчиненных, несет ответственность за своевременное и качественное рассмотрение поступающей в Отдел корреспонденции в пределах своей компетенции.

10. Руководитель Отдела представляет руководству государственного органа предложения по структуре и штатному расписанию Отдела.

11. Документы, направляемые от имени Отдела в другие структурные подразделения по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, подписываются руководителем Отдела, а в случае отсутствия - лицом его замещающим.

12. Общий контроль над деятельностью Отдела осуществляет руководитель аппарата акима города.