Общий отдел аппарата акима Жылыойского района

Задачи Общего отдела

1. Ведение учета рабочего времени работников государственного органа, табеля учета рабочего времени, начисление заработной платы, удержаний из заработной платы, налогов, отпускных, пособий к отпуску, листков временной нетрудоспособности, командировочных расходов, ведение платежно-расчетной документации и платежных ведомостей.
2. Формирование штатного расписания в соответствии с протоколом определения трудового стажа работников государственного органа.
3. Подготовка индивидуальных трудовых договоров работников государственного органа и ведение журнала их учета.
4. Подготовка и согласование плана финансирования государственного органа, связанных с ним расчетов и бюджетной заявки.
5. Формирование штатного расписания в соответствии с протоколом определения трудового стажа работников государственного органа.
6. Заключение договоров с организациями и отдельными физическими лицами в целях исполнения плана финансирования, постоянный контроль за исполнением условий договоров, ведение журнала учета договоров.
7. Работа с веб-порталом государственных закупок и проведение государственных закупок.

3. Функции Общего отдела

1. Основной задачей Общего отдела является документационное, финансовое и материальное обеспечение деятельности акима района, его заместителей и аппарата.
2. В целях реализации основных задач Отдел осуществляет следующие функции:

1. ведет делопроизводство, осуществляет контроль прохождения документов, регистрирует акты акима района и акимата, ведет их учет и обеспечивает их сохранность;
2. организует выпуск принятых постановлений, решений и распоряжений и их оперативное доведение до исполнителей;
3. осуществляет контроль исполнения служебных документов и поручений руководства, анализирует состояние исполнительской дисциплины аппарата акима района;
4. регистрирует обращения граждан и контролирует своевременность их рассмотрения;
5. организует личный прием граждан руководством района;
6. составляет номенклатуру дел аппарата;
7. организует работу комиссии по экспертизе ценности документов, принимает на хранение завершенные делопроизводством документы структурных подразделений аппарата, обеспечивает их временное архивное хранение и последующую передачу в государственный архив;
8. обеспечивает печатание, тиражирование и распространение документов, а также их оперативную доставку исполнителям;
9. обеспечивает заказ и учет бланочной продукции и конвертов Отдела;
10. организует оказание практической помощи аппаратам акимов города, поселка и сельских округов, районным отделам по вопросам делопроизводства;
11. обеспечивает совершенствование делопроизводства, вносит руководству предложения по сокращению документооборота;
12. обеспечивает своевременное и правильное оформление финансовых документов государственного органа, осуществляет предварительный контроль законности проводимых финансовых операций;
13. осуществляет мониторинг целевого использования средств, выделенных на обеспечение деятельности государственного органа, выявляет причины невыполнения финансового плана по ежемесячным платежам и проводит их анализ;
14. проводит инвентаризацию основных средств, имущества и материальных ценностей государственного органа, своевременно и правильно определяет результаты инвентаризации и отражает их в учете;
15. обеспечивает исполнение баланса доходов и расходов и постоянно контролирует его реализацию;
16. принимает меры по недопущению дебиторской и кредиторской задолженности.