Отдел документационного обеспечения

Задача:

1. исполнение Законов Республики Казахстан, актов Президента и Правительства, постановлений акимата области и города, решений и распоряжений акима области и города;
2. реализация и осуществление контроля за рассмотрением обращений физических и юридических лиц в акимате города;
3. обеспечение принятия правовых актов акимата города и акима города Костанай.

Функции:

1. своевременное обеспечение принятия постановлений акимата, решений и распоряжений акима города, доведение постановлений акимата, решений и распоряжений акима города до соответствующих отделов, организаций, учреждений, предприятий;
2. осуществление переводов проектов постановлений акимата, решений и распоряжений акима города текстов на государственный и русский языки и проверки их на аутентичность;
3. обеспечения контроля за соблюдением Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных учреждениях акимата города;
4. осуществление регистрации и учета в программе е-лицензирование, поступающих на имя акима города обращений по оказанию государственной услуги;
5. осуществление регистрации, учета и анализа поступающих обращений физических и юридических лиц и служебной корреспонденции государственных органов;
6. обеспечения контроля в работе по заполнению реквизитов карточки обращения физических и юридических лиц при регистрации в системе е-өтініш согласно Административному процедурно-процессуальному кодексу Республики Казахстан.
7. рассмотрение и обеспечение контроля рассмотрения обращений физических и юридических лиц в соответствии с действующим законодательством;
8. рассмотрение и обеспечение контроля рассмотрения служебной документации в соответствии с действующим законодательством;
9. проведение предварительного приема, рассмотрение обращений и оказание консультативной помощи гражданам;
10. организация и проведение личного приема граждан акимом, заместителями акима и руководителем аппарата, в том числе посредством видеосвязи;
11. организация и проведение выездного личного приема граждан акимом, заместителями акима и руководителем аппарата;
12. составление протокола личного приема физических и юридических лиц должностными лицами акимата и ведение контроля их исполнения;
13. участие в организации встреч с населением, обобщении предложений и замечаний, высказанных гражданами и разработка мероприятий по их реализации;
14. составление информационно-аналитических материалов (справок) и отчета по обращениям физических и юридических лиц, выявление системных проблем и выработка рекомендаций по их решению;
15. мониторинг проблемных и других актуальных вопросов, указанных в обращениях физических и юридических лиц, формирование карты проблемных вопросов;
16. осуществление координации работы по внедрению информационный системы «е-Өтініш» («е-обращение») в аппарате акима города и в структурных подразделениях, также в подведомственных организациях акимата города;
17. анализ и составление отчета поступивших документов (служебной корреспонденции), в том числе изданий с пометкой ДСП, подготовка и рассылка напоминаний о сроках исполнения;
18. обеспечение переводов секретного делопроизводства на государственном языке;
19. подготовка номенклатуры дел и контроль за правильным оформлением дел в отделах аппарата;
20. ведение работы по внедрению Электронного архива документации Аппарата акима, в рамках государственной программы «Цифровой Казахстан»;
21. осуществление консультативно-методической помощи структурным подразделениям акимата города по вопросам сохранности документов и ведения электронного архива;
22. организация работы по сохранности документов и передача их в государственный архив в аппарате акима;
23. подготовка проектов постановлений акимата, решений и распоряжений акима города, информационных материалов по вопросам, находящимся в ведении отдела.