Отдел документационного обеспечения

Основные задачи и функции отдела

Основными задачами отдела являются:

1. Совершенствование форм и методов работы с документами в аппарате акима города;
2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, создания и ведения информационно-поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки документов для передачи в государственный архив;
3. Сокращение объема документооборота в аппарате;
4. Разработка, внедрение новых технологических процессов с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей.
5. Обеспечение и контроль режима секретности в аппарате, недопущение утечки государственных секретов, утрат официальных документов, оформление материалов на допуск работников к секретным документам.

В соответствии с основными задачами документационная служба осуществляет следующие функции:

1. Разрабатывает и совершенствует классификаторы документов, образующихся в деятельности аппарата;
2. Осуществляет первоначальную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, учет, хранение, доставку в системе электронного документооборота и рассыл документов;
3. Организует своевременное рассмотрение акимом города и его заместителями входящих документов, осуществляет контроль за оформлением документов, представляемых на подпись руководителю;
4. Осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки, регулярно информирует акима города и руководителя аппарата о результатах исполнения документов;
5. Формирует контрольно-справочную и другие картотеки;
6. Организует копирование и размножение документов;
7. Разрабатывает и согласовывает с соответствующим государственным архивным учреждением проекты бланков организационно-распорядительных документов аппарата;
8. Разрабатывает инструкцию по делопроизводству и другие нормативно-методические документы по документированию и управлению документацией;
9. Составляет номенклатуру дел аппарата, обеспечивает оперативное хранение дел и их использование до передачи в установленном порядке в ведомственный архив, организует экспертизу ценности документов с целью их отбора на хранение и уничтожение;
10. Разрабатывает мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, повышению исполнительской дисциплины;
11. Осуществляет контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях;
12. Организует повышение деловой квалификации работников документационной службы, проводит совещания-семинары и консультации по вопросам документирования и управления документацией.