Отдел документационного обеспечения аппарата акима города Кокшетау

Основными функциями отдела документационного обеспечения являются:

1) документационное обеспечение деятельностиакимата города, акима, аппарата акима города;

2) обеспечении выполнения регламента акимата города в части подготовки документов на заседание акимата, постановлений акимата, протоколирование заседаний;

3) определение порядка подготовки решений и распоряжений акима города, входящей корреспонденции,контроля за ее прохождением, отправки исходящей корреспонденции и обеспечение соблюдения установленных правил;

4) осуществление регистрации, рассылки и хранения постановлений акимата решений, распоряжений акима города, подготовки нормативно-правовых актов акимата и акима к регистрации в органах юстиции, перевода документов на государственный язык;

5) обеспечение учета и рассмотрения писем и заявлений физических и юридических лиц, организация приема граждан заместителями акима города Кокшетау, руководителем аппарата акима города, контроль за исполнением писем и обращений физических и юридических лиц;

6) регистрация входящей и исходящей корреспонденции, передача поступивших документов по назначению, контроль за исполнением документов в указанные сроки;

7) отправление исходящей корреспонденции факсимильной и почтовой связью, передача директивных документов и корреспонденции отделам, управлениям.

8) систематизация документов, образующихся в процессе деятельности аппарата акима города, хранение и выделение к уничтожению дел, законченных делопроизводством;

9) оперативное обеспечение связи акима города, заместителей акима, руководителя аппарата акима города с другими руководителями должностными лицами, осуществление промежуточного учета корреспонденции,поступающей к руководителю;

10) обеспечение печатания документов и материалов на государственном и русском языках, размножение документов в соответствии заказом;

11) регулярный анализ деятельности отдела по всем направлениям работы, оказание практической помощи в ведении делопроизводства в самостоятельных отделах, аппаратах акимов Красноярского сельского округа и поселка Станционный.