Отдел документационного обеспечения и контроля Аппарата акима города Алматы

1. Общие положения

1. Отдел документационного обеспечения (далее - Отдел) является структурным подразделением аппарата акима города Алматы.
2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Казахстан, Законами Республики Казахстан «О государственной службе», «Опротиводействии коррупции», «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц» и иными нормативными правовыми актами, а также настоящим Положением.
3. Структура Отдела утверждается руководителем аппарата акима города Алматы в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.

2. Основные задачи, функции, права и обязанности Отдела

4. Задача: документационное обеспечение деятельности акима и аппарата акима города Алматы, координация работы структурных подразделений акимата города Алматы по организации и совершенствованию делопроизводства.

Функции:

1) обеспечение организации, ведения и совершенствование системы документационного обеспечения управления, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, в том числе содержащими сведения служебной информации ограниченного распространения «Для служебного пользования»;

2) обеспечение порядка электронного документооборота в аппарате акима и его координация в структурных подразделениях акимата г.Алматы

3) оказание информационно-методической помощи отделам аппарата акима города, аппаратам акимов районов и управлений города по вопросам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота;

4) внесение предложений по улучшению организации документирования, управлении документацией в аппарате и структурных подразделениях акимата города Алматы.

5. Задача: контроль исполнения несекретных актов и поручений Президента, Государственного секретаря, руководства Администрации Президента, Правительства, Руководителя Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, акима города Алматы.

Функции:

1) осуществление контроля за сроками исполнения;

2) осуществление контроля соблюдения исполнителями требований законодательства Республики Казахстан по работе с документами;

3) оказание практической помощи на местах по вопросам организации контроля исполнения и приёма оперативных мер по устранению выявленных нарушений и недостатков.

6. Задача: документационное обеспечение и координация работы по рассмотрению обращений юридических и физических лиц,

Функции:

1) осуществление предварительного рассмотрения, регистрации, и направление обращений юридических и физических лиц на рассмотрение по компетенции должностным лицам акимата города Алматы;

2) обеспечение контроля порядка рассмотрения обращений юридических и физических лиц в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан;

3) формирование графика и организация приема физических лиц и представителей юридических лиц акимом города и его заместителями, руководителем аппарата акима города Алматы;

4) ведение мониторинга поступления, анализ результатов рассмотрения обращений физических и юридических лиц, проведение систематической проверки состояния работы по их рассмотрению в аппарате акима города и структурных подразделениях акимата города Алматы;

5) обеспечение формирования государственной правовой статистической отчетности по рассмотрению обращений физических и юридических лиц в аппарате акима города Алматы;

6) участие в организации ежегодной отчетной встречи с населением акима города;

7) координация проведения акимами районов отчетных встреч с населением.

3. Организация деятельностиОтдела

7. Отдел обладает полномочиями, необходимыми для реализации его основных задач и функций, в соответствии с законодательными актами, актами Президента Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
8. Отдел возглавляет руководитель отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности руководителем аппарата акима города Алматы в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.
9. Руководитель Отдела осуществляет общее руководство деятельностью Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и осуществление им своих функций.
10. В период временного отсутствия руководителя Отдела, его обязанности выполняет один из главных специалистов структурного подразделения.

11. Документы, направляемые от имени Отдела в другие структурные подразделения по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, подписываются руководителем Отдела, а в случае отсутствия – лицом его замещающим