Отдел канцелярии

Осуществляет документационное обеспечение деятельности аппарата, определяет порядок работы с документами и отвечает за их качество, обеспечивает совершенствование делопроизводства, вносит предложения руководству по оптимизации документооборота разрабатывает инструкции и методические пособия по вопросам организации документоведения в аппарате. организует работу по оперативному учету прохождению, рассмотрению и отправке корреспонденции, анализирует характер поступающих документов, принимает участие в подготовке и проведении заседания акимата, аппаратных совещаний, совещаний с участием акима города; обеспечивает выполнение отделами аппарата требований Закона о языках, перевод с казахского языка на русский язык входящей и исходящей корреспонденции; обеспечивает перевод с русского языка на казахский язык нормативно-правовых актов акима города, акимата, справок и других документов; осуществляет контроль за реализацией Кодекса Республики Казахстан от 29 июня 2020 года № 350-IV «Административный процедурно – процессуальный кодекс Республики Казахстан»; обеспечивает учет и рассмотрение писем и заявлений, организует работу общественной приемной граждан, готовит информационно-аналитические обзоры писем и обращений граждан; производит оперативное печатание документов и размножение материалов; осуществляет протоколирование заседаний акимата, городского актива; производит экспертизу по ценности документов аппарата акима города, осуществляет временное хранение архивных документов и передачу их в государственный архив;составляет индексы структурных подразделений и сводную номенклатуру дел аппарата; участвует в оценке профессиональных знаний технических работников, принимаемых на работу в канцелярию, проводит инструктаж и обучение по вопросам ведения делопроизводства, определяет круг их функциональных обязанностей, обеспечивает выполнение других функциональных обязанностей, возложенных на канцелярию действующими в аппарате и инструктивными и нормативными актами; своевременное внесение документов в информационную систему «Единый электронный архив документов» , своевременное внесение оперативных данных в информационную систему «Е-обращения»; своевременное внесение документов в информационную систему «Учет поручений акима области Абай»; своевременное сбор информации на селекторные совещания , Возвращать неправильно оформленные документы адресатам, а также направлять в местные исполнительные органы документы по вопросам, входящим в их компетенцию.