Отдел канцелярии аппарата акима Бородулихинского района

2. Назначение отдела

2.1. Деятельность Отдела направлена на организацию, координацию, контроль и реализацию работ по документационному обеспечению акима Бородулихинского района и его аппарата.

3. Задачи отдела

3.1. Деятельность Отдела направлена на осуществление следующих задач:

организационно – методическое и документационное обеспечение деятельности аппарата акима района;

организация действенной системы контроля за своевременным и полным исполнением поручений акима области, акима Бородулихинского района, соблюдением сроков рассмотрения обращений физических и юридических лиц;

оптимизация (сокращение) документооборота и сроков прохождения документов;

организация работы с документами с использованием системы электронного документооборота (ОДО);

координация деятельности отделов аппарата акима района по вопросам, связанным с делопроизводством и документооборотом;

подготовка и передача документов аппарата акима района на хранение в Государственный архив Бородулихинского района.

4. Функции Отдела

4.1. В соответствии с задачами, указанными в разделе 2 и 3 настоящего Положения, на Отдел возложено выполнение следующих функций:

первичный прием и обработка всей поступающей корреспонденции по всем видам связи на имя акима района, заместителей акима района, руководителя аппарата акима района;

отправка исходящей корреспонденции по всем видам связи: ОДО, электронная почта, спецсвязь;

регистрация исходящей корреспонденции в ОДО;

контроль над оформлением документов, предназначенных для отправки;

рассылка корреспонденции и документов с резолюцией акима района, постановка на контроль, контроль над их исполнением в установленный срок в ОДО;

регистрация входящих документов под грифом «ДСП» и ознакомление исполнителей в соответствии с резолюцией акима района (заместителей акима района, руководителя аппарата акима района);

организация работы по заявлениям, предложениям и жалобам физических и юридических лиц;

регистрация и рассылка протокольных решений акима района, постановка на контроль, контроль над исполнением в установленный срок;

контроль над прохождением документов, их оформлением и исполнением в установленный срок;

подготовка обобщенных сведений о ходе и результатах исполнения документов, поручений акима района, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

предоставление необходимой информационной, методической и консультативной помощи структурным подразделениям по вопросам делопроизводства;

поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства;

организация хранения, использования печатей, штампов акима района и аппарата акима района;

проверка состояния делопроизводства в структурных подразделениях акимата района;

разработка предложений по установлению исполнительской дисциплины, по исполнению поручений, о заслушивании на совещаниях руководителей и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении документов;

в пределах своих компетенций участвует в проведении политики и реализации, целей в области качества ИСО 9001: 2015;

выполнение копировальных и множительных работ;

подготовка дел для сдачи в Государственный архив Бородулихинского района.