Отдел обращений, приема граждан и документационного обеспечения аппарата акима

Общий отдел является структурным подразделением аппарата акима города, функционально обеспечивающим всю его документационную деятельность.
В своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Казахстан, законом «О местном государственном управлении в Республике Казахстан», актами Президента и Правительства Республики Казахстан, акимов области и города, Положением об аппарате акима города, регламентом и настоящим положением. Взаимодействует со структурными подразделениями аппарата акима, аппаратами акимов сельских округов, другими структурами государственного управления города и региона.
Работа общего отдела строится в соответствии с перспективным планом работы аппарата акима города и текущими планами общего отдела.

Задачи и направления работы

Общий отдел осуществляет документационное обеспечение деятельности акима города, его заместителей, акимата города и аппарата акима: Общий отдел осуществляет документационное обеспечение деятельности акима города, его заместителей, акимата города и аппарата акима: Общий отдел осуществляет документационное обеспечение деятельности акима города, его заместителей, акимата города и аппарата акима:

ведет делопроизводство, контролирует прохождение документов, регистрирует, ведет учет и обеспечивает сохранность актов акима города;
принимает участие в подготовке и проведении заседании акимата города, обеспечивает их протоколирование, организует выпуск и оперативное доведение до исполнителей принятых решений и распоряжений акима города, постановлений акимата;
обеспечивает квалифицированный и своевременный перевод решений, распоряжений, материалов акимата и других актов, принимаемых акимом города и акиматом;
еженедельно обеспечивает протоколирование планерного совещания акима города;
регистрирует, осуществляет контроль за рассмотрением поступивших устных и письменных обращений граждан;
организует личный прием граждан в аппарате акима города, по месту жительства руководством города;
формирует номенклатуру дел аппарата акима города, принимает к хранению законченные делопроизводством документы работников и отделов аппарата акима города;
обеспечивает печатание, копирование, оперативное размножение и доведение до исполнителей документов;
организует методическую работу и практическую помощь аппаратам акимов сельских округов, городских комитетов, управлений в вопросах делопроизводства;
обеспечивает прием и отправку информации по электронно-компьютерной сети (электронной почте) и по факсовому аппарату.

Права общего отдела

Руководствуясь Положением об аппарате акима города и Инструкцией по организации делопроизводства в аппаратах местных исполнительных органов общий отдел имеет право:

осуществлять проверку деятельности аппаратов акимов сельских округов, работу с документами в комитетах и управлениях, отделах аппарата акима города, производственных объединениях и учреждениях;
запрашивать в установленном порядке необходимую информации и справочный материал;
осуществлять проверки по вопросам контроля и проверки исполнения документов, состояния работы по рассмотрению писем и обращений граждан;
требовать от исполнителей доработки документов, представленных с нарушением установленных требований;
проводить совещания и семинары, консультировать по вопросам, относящимся к компетенции общего отдела;
участвовать в работе совещаний в аппаратах акимов сельских округов, городских управлений, комитетов;
вносит предложения по улучшению организации делопроизводства в отделах аппарата акима города, комитетах и управлениях , аппаратах акимов сельских округов;
оказывать практическую помощь на местах по вопросам делопроизводства и принимать оперативные меры по устранению выявленных нарушений и недостатков.

Организация работы общего отдела

Деятельность общего отдела осуществляется административными государственными служащими и техническими работниками, работа которых регламентируется должностными инструкциями и распределением обязанностей, утвержденными руководителем аппарата акима города.

Руководство деятельностью общего отдела

Общее руководство деятельностью общего отдела, рассмотрение и утверждение планов работы возлагается на начальника общего отдела, который:

обеспечивает эффективную работу, оперативное взаимодействие с отделами аппарата акима города и осуществляет контроль за деятельностью работников отдела;
составляет и согласует с руководителем аппарата акима города функциональные и должностные инструкции работников общего отдела;
вносит предложения с применением к работникам общего отдела мер поощрения и взыскания;
несет персональную ответственность перед руководством за работу общего отдела;
обеспечивает обучение работников общего отдела;
обеспечивает подготовку совещаний при акиме города и заседаний акимата города, протоколирование;
организует работу по выпуску, регистрации и доведению до исполнителей решений и распоряжений акима города, постановлений акимата города;
обеспечивает взаимодействие в работе с документами с областными органами управления, отделами и другими подразделениями аппарата акима города;
рассматривает поступающую и другую корреспонденцию и определяет порядок их движения и контроля;
утверждает сводную номенклатуру дел несекретного делопроизводства в аппарате акима, составляет график отпусков работников общего отдела;
контролирует соблюдение требований Инструкций по делопроизводству;
обеспечивает в деятельности аппарата акима города исполнение Закона « О языках» Республики Казахстан И Указа Президента РК, имеющего силу Закона «О порядке рассмотрения обращений граждан»№ 234 от 19 июня 1995 года;
руководит разработкой Инструкций и методических пособий по делопроизводству, принимает меры по совершенствованию стиля и методов работы общего отдела, оптимизации документооборота в аппарате акима города;
вносит предложения руководителю аппарата акима города по вопросам материального обеспечения деятельности отдела и аппарата акима .