Отдел организационной работы и документационного обеспечения Медеуского района

Приложение к

распоряженииакима

Медеуского района

города Алматы

от «__»__________2020года

№_______________

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе организационной работы и документационного обеспечения

коммунального государственного учреждения

«Аппарат акима Медеуского района города Алматы»

1. Общие положения
2. Отдел организационной работы и документационного обеспечения является структурным подразделением аппарата акима Медеуского района города Алматы.
3. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Республики Казахстан, законами, Указами Президента Республики Казахстан, постановлениями правительства Республики Казахстан, постановлениями и распоряжениями акима города Алматы, решениями и распоряжениями акима района и настоящим положением.
4. Структура и штатная численность отдела утверждается акимом района в порядке установленном законодательством Республики Казахстан.
5. Отдел состоит из:

1) руководитель отдела

2) главный специалист

3) главный специалист

4) главный специалист

2. Основные задачи, функции, права и обязанности
   отдела
3. Задача: ведение делопроизводства,организация личных приемов граждан.

Функции:

1) своевременная регистрация входящих и исходящих документов, ознакомление с ними государственных служащих, контроль за прохождением документов, обеспечение их исполнения строго в установленные сроки;

2) проведение процедуры проверки подлинности электронной цифровой подписи с пользованием открытого ключа электронной цифровой подписи;

3) проверить оформление писем (наличие обязательных реквизитов электронного документа); осуществление работы по отправке писем через почтовое отделение и фельдсвязью;

4) ведение учета и контроля исполнения электронных документов в ЕСЭДО осуществляется сотрудниками отдела с использованием электронной регистрационной контрольной карточки;

5) предоставляет аналитические справки и информации по рассмотрениям обращений физических и юридических лиц акиму района;

6) ведение делопроизводства документов с пометкой для служебного пользования (ДСП);

7) организация личных приемов граждан акима и заместителей района, руководителя аппарата акима согласно утвержденному графику;

8) разработка номенклатуры дел, ведение документации согласно утвержденной номенклатуре дел и действующим нормативным правовым актам, своевременная подготовка и сдача документов в архив;

9) контролирует учет и выдачу фирменных бланков, ежеквартально готовить акт по испорченным бланкам;

10)разрабатывает мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, повышению исполнительской дисциплины;

11)ведение секретного делопроизводства.

6. Задача : осуществление протокольно-организационного обеспечения совещаний, свод отчетов о проделанной работе и план работ.

Функции:

1) организационно-техническое обеспечение мероприятий, проводимых акимом района, организационная подготовка совещаний, заседаний, встреч с населением района;

2) своевременное информирование акима района о ходе исполнения контрольных документов и поручений;

3) участвовать в подготовках, проведении совещаний, активов, планов мероприятий на отчетных встречах акима с населением;

4) составление сводных отчетов и планов работ отделов аппарата акима района за месяц, квартал, год;

5) осуществление работы по подготовки и сдачи материалов на рассмотрение в вышестоящий орган о награждении государственными наградами.

7. Задача : проведение выборов

1) оказание содействие избирательным комиссиям по подготовке и проведению выборов;

2) содействие территориальной избирательной комиссии в составление списка избирательных комиссии по избирательным участкам;

3) содействие в организации оснащения на избирательных участках в порядке установленных законодательством.

8. Права и обязанности

- проверять совершенствование системы контроля и исполнительской дисциплины отделов, выполнения Указов Президента и Правительства Республики Казахстан, постановлений и распоряжений акима г. Алматы, решений и распоряжений акима района;

- возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушениями установленных правил;

- требовать от руководителей районных служб района необходимой информации и сведений по выполнению поручений акима г. Алматы и района;

- вносить предложения, замечания, записки, информационно-аналитические сведения для усовершенствования текущего делопроизводства, повышения уровня исполнительской дисциплины, своевременности, качества и полноты рассмотрения обращений физических и юридических лиц.

3. Организация деятельности отдела
4. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Республики Казахстан, законами, Указами Президента Республики Казахстан, постановлениями правительства Республики Казахстан, постановлениями и распоряжениями акима города Алматы, решениями и распоряжениями акима района и настоящим положением.
5. Руководитель отдела и главные специалисты отдела несут персональную ответственность за состояние работы, определенными должностными инструкциями.
6. Руководитель отдела отвечает за организацию работы в отделе, трудовую и исполнительную дисциплину, осуществляет контроль за выполнением работниками отдела задач, функций отдела, определенных настоящим Положением.
7. В период временного отсутствия руководителя отдела, его обязанности выполняет один из главных специалистов.