Структурное подразделение документационного контроля и организации

Организация работы структурного подразделения, документационное обеспечение и общее руководство аппаратом акима района;
Контроль за сохранностью материальных ценностей в структурном подразделении и проведение в соответствии с законностью контроля за иной деятельностью подразделения по вопросам;
Распределение должностных обязанностей между служащими структурного подразделения, обеспечение надлежащего исполнения и трудовой дисциплины, получение мер по совершенствованию профессионального уровня;
Прием, регистрация и учет и мониторинг входящих, исходящих документов, жалоб от физических и юридических лиц;
Своевременная регистрация и постоянный контроль и мониторинг писем, обращений физических и юридических лиц, принятых через "ЕСЭДО" (единая система электронного документооборота);
Своевременное принятие и направление в уполномоченный орган обращений физических и юридических лиц по сфере оказания государственных услуг через электронную базу "РД" (разрешительный документ);
Выполнение функций секретариата заседаний акимата (коллегий, заседаний коллегий и т.д.);
По исполнению протокольных решений совещаний (селекторных совещаний) с участием акима области (района), заместителей акима области, руководителя аппарата акима области собрать сведения из соответствующих учреждений и в срок подготовить исчерпывающий ответ. Ежемесячно подготавливать сведения руководителю аппарата по итогам;
Исполнять обязанности ответственного секретаря комиссий по делам женщин и семейно-демографической политике при акиме района, вести делопроизводство;
Составление, формирование и хранение номенклатуры дел и передача в архив документов, срок действия которых наступил;
Делопроизводство с документами "ДСП";
Регистрация граждан при личном приеме, сообщение графика личного приема через районную газету и сайт;
Обеспечить своевременное направление в управление Комитета по правовой статистике и специальным учетам Генеральной прокуратуры Республики Казахстан по Актюбинской области ежемесячных актов сверки физических и юридических лиц аппарата района, городов, сельских округов и районных отделов;
Обеспечение своевременной сдачи ежемесячного отчета по обращениям физических и юридических лиц в ГУ "Аппарат акима Байганинского района" в Аппарат акима Актюбинской области;
Ежемесячно представляет в районный отдел культуры и развития языков отчет по делопроизводству на государственном языке входящих и исходящих документов аппарата акима района;
Организация встреч акима района с населением, своевременное представление предварительной информации и сведений встречных собраний в Аппарат акима области и освещение в СМИ;
Формирует электронную базу избирателей района и ведет ее работу;
Отвечает за обеспечение функционирования информационных систем в аппарате акима района и своевременное размещение информации на официальном сайте акимата района, обновление материалов, его техническое сопровождение, поддержку базы данных;
Обеспечивает выполнение требований информационной безопасности по аппарату акима района и контролирует выполнение требований информационной безопасности по подведомственным акимату района учреждениям.