Жоғары оқу орындарының білім беру қызметі тоқтатылған жағдайда, білім алушылардың жеке іс құжаттарын тұрғылықты жеріне байланысты қалалық немесе облыстық архивке тапсырады.
Қазақстан Республикасының «Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» Заңы 15-бабы 5-тармағына сәйкес заңды және жеке тұлғалардың архивтік құжаттан куәландырылған архивтік көшірмелер мен үзінділер алуға құқығы бар. Мемлекеттік архивтер мен олардың филиалдары, ведомстволық және жеке меншік архивтер берген көшірмелер мен үзінділер түпнұсқалық заңды күші бар ресми құжаттар болып табылады.
Осыған байланысты, архивтік анықтаманы алу үшін жоғары оқу орнының тұрғылықты жеріне байланысты қалалық немесе облыстық архивке жүгінуге болады.