Гаага конвенциясына сәйкес, басқа бір мемлекеттің аумағында пайдалануға арналған, белгілі бір мемлекеттің өкілетті органдар берген құжаттарда арнайы мөртабан қойылады (апостиль) қойылады. Конвенцияның 5-бабына сәйкес, апостиль қолдардың түпнұсқалылығын, құжатқа қол қойған адамның кiм екендiгiн және тиiстi жағдайларда бұл құжат бекiтiлген мөрдің немесе мөртаңбаның түпнұсқалылығын куәландырады. Апостильге қойылған қол, мөр немесе мөртаңба ешқандай растауды немесе заңдастыруды талап етпейдi және бұл құжатты Гаага конвенцияға қосылған барлық мемлекеттерде пайдалануға болады.
Қазақстан Республикасының Ғылым және жоғары білім министрлігі – жоғары және (немесе) жоғары оқу орнынан кейінгі білім беру ұйымдарынан шығатын ресми құжаттарға апостиль қою бойынша өкілеттіктерге ие ұйым ретінде айқындалған (Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 24 сәуір №545 қаулысына сәйкес).
Апостилдеу рәсімі мемлекеттік көрсетілетін қызмет түріне жатады (Қазақстан Республикасы Ғылым және жоғары білім министрінің 2023 жылғы 11 желтоқсандағы № 625 бұйрығы).
Мемлекеттік қызметті көрсету мерзімі:
Мемлекеттік корпорацияға құжаттар топтамасын тапсырған сәттен немесе «е-гов» порталы арқылы ұсынған сәттен бастап – 20 (жиырма) жұмыс күні.
Жоғары және (немесе) жоғары оқу орнынан кейінгі білім беру ұйымдарынан шығатын ресми құжаттарын апостильдеу рәсімінің негізгі талаптарының бірі білім туралы құжаттардың түпнұсқалығын растау және жауап алу үшін жоғары және (немесе) жоғары оқу орнынан кейінгі білім беру ұйымына сұрау салудың ресімделуі. Жоғары және (немесе) жоғары оқу орнынан кейінгі білім беру ұйымында оқығаны расталған жағдайда бекітліген мерзім шегінде құжатқа «апостиль» мөртаңбасы қойылады да қызметті алушыға жолданады.
Білім туралы құжатты апостилдеуден бас тарту негіздері:
1) ұсынылған құжаттардың және (немесе) олардағы деректердің (мәліметтердің) анық еместігінің анықталуы;
2) ұсынылған деректер мен мәліметтердің Шетелдік ресми құжаттарды заңдастыру талаптарын жоятын 1961 жылғы 5 қазандағы Гаага Конвенциясында белгіленген талаптарға сәйкес келмеуі;
3) көрсетілетін қызметті алушының мемлекеттік қызмет көрсету үшін талап етілетін, қолжетімділігі шектеулі дербес деректерге қол жеткізуге келісімінің болмауы.